Fonctionnaire

Cette première étape est essentielle dans le processus de recrutement car elle permet de mettre en adéquation l’origine du besoin avec la réalité des besoins et les ressources humaines de la structure.

Toutes ces interrogations permettent d’arbitrer sur l’ouverture ou non d’un poste mais aussi d’envisager des opportunités de déploiement interne pour avoir une meilleure maîtrise de la masse salariale.

La définition du besoin conditionne ensuite la gestion statutaire du recrutement :

• Besoin permanent = recrutement d’un fonctionnaire ou, à défaut, un contractuel,
• Besoin non permanent = recrutement d’un contractuel en direct ou via l’intérim territorial.

Dès lors que vous décidez de recruter, vous devez préalablement rédiger un profil de poste. La fiche de poste regroupe l’ensemble des missions, des activités de travail et des compétences attendues. Ce document servira à la rédaction de l’offre d’emploi, définira les critères de sélection et servira à l’évaluation des candidats durant les entretiens de recrutement.

La fiche de poste permet aussi d’identifier le niveau de maîtrise selon les fonctions et les compétences, ce qui déterminera la rémunération (régime indemnitaire, NBI…).

Les supports utiles à la rédaction d’une fiche de poste :

• Fiche de poste existante à réutiliser ou à modifier,
• Fiches métiers du CNFPT,
• Entretien avec l’agent en poste ou avec le service.

Exemple de fiche de poste et outils pour vous aider (en cours de construction)

Qu’est-ce qu’un tableau des effectifs ?

Ce document est rendu obligatoire par l’article L.2313-1 du Code général des collectivités territoriales. Il prend deux formes :

• Un état du personnel dont le contenu est fixé par l’instruction budgétaire et comptable applicable à la collectivité ou l’établissement,
• Une délibération portant tableau des effectifs des emplois permanents qu’il est préconisé d’adopter une fois par an préalablement à l’adoption du budget primitif et qui fait l’objet, tout au long de l’année de délibérations de mise à jour à chaque création, modification ou suppression d’emploi permanent.

Il est rappelé que seule l’assemblée délibérante est compétente pour créer, supprimer (après avis préalable du Comité Social Territorial) ou modifier des emplois.

Quelle est la différence avec un tableau des emplois et des effectifs ?

Le « tableau des effectifs et des emplois » est un outil de gestion du personnel qui n’est encadré par aucun texte. Il revêt un contenu plus vaste que le simple tableau des effectifs car Il concerne tous les emplois permanents et les emplois non permanents créés et permet d’ajouter des données propres aux agents qui occupent  les emplois créés.

Modèle de tableau des effectifs et tableau des emplois et des effectifs

Comment vérifier l'existence d'un poste ?

À noter : les délibérations créant les postes ne doivent pas être nominatives et comporter des éléments relatifs à la vie privée (noms et prénoms des agents).

Modèle de délibération de création d'un emploi permanent

La procédure de recrutement implique le respect d’un certain nombre de formalités statutaires définies notamment aux articles L. 313-1 à L. 313-4 du Code Général de la Fonction Publique à savoir :

• La création d’un emploi par l’organe délibérant,
• La déclaration de vacance d’emploi (DVE),
• La diffusion d’une offre d’emploi.

Une plateforme nationale dédiée : https://www.emploi-territorial.fr/

La DVE d’un emploi permanent créé ou devenu vacant est une obligation légale dont le non-respect peut entraîner l’annulation de la nomination.

Cas nécessitant obligatoirement une DVE :

• Un poste nouvellement créé par l’assemblée délibérante,
• Un poste resté libre à la suite du départ d’un fonctionnaire,
• Le renouvellement d’un contrat sur emploi permanent y compris lorsque le renouvellement implique la conclusion d’un CDI,
• À la suite d’une promotion interne (mais pas d’un avancement de grade),
• À la suite d’une disponibilité ou d’un détachement de plus de 6 mois,
• À la suite de la radiation des cadres d’un fonctionnaire,
• Dans le cadre d'une modification du temps de travail > à 10 %.

Guide pour créer une opération sur emploi territorial (en cours de création).

L’article L.313-1 du CGFP dispose que « aucune création d’emploi ne peut intervenir si les crédits disponibles au chapitre budgétaire correspondant ne le permettent ». L’inscription budgétaire relève de la compétence de l’organe délibérant et doit être distinguée de la délibération créant ledit emploi. Plusieurs éléments financiers sont à prendre en considération afin d’évaluer le coût salarial : traitement indiciaire, nouvelle bonification indiciaire le cas échéant, le supplément familial de traitement, les primes et indemnités, etc.

Le CDG vous propose de réaliser des simulations de paie à la demande.

La déclaration de vacance d’emploi ne doit pas être confondue avec l’offre d’emploi ou l’appel à candidatures qui comporte des mentions telles que la date limite de dépôt de candidature ou le profil du poste.

Le recrutement est sans aucun doute l’acte de gestion des ressources humaines qui nécessite le plus de temps, de précautions et de méthodologie en raison des enjeux mutuels pour l’employeur et le postulant. Aussi, la sélection des candidatures doit s’opérer selon le respect du schéma ci-dessous : 

À noter : La pré-sélection des candidats doit intervenir au terme de la date limite de publication de l'offre. 

Boîte à outils recrutement

Pour le recrutement d'un agent contractuel, voir la page dédiée.

Après chaque recrutement il convient d'informer le Centre de Gestion de toute nomination dans un emploi soumis à déclaration de vacance d'emploi.  Pour ce faire, vous devez clôturer vos opérations sur le site www.emploi-territorial.fr

Le service carrière et rémunération doit également être informé de chaque recrutement par la transmission de la fiche recrutement d'un nouvel agent.

Accueillir l'agent

Eléments à préparer avant l'arrivée de l'agent :

• Préparer le poste de travail (matériels, équipements...)
• Informer les équipes,
• Organiser l'accueil et la présentation de l'environnement de travail.

Documents à fournir à l'agent lors de son arrivée : 

• Livret d'accueil (document obligatoire - communication des règles essentielles relatives à l'exercice des fonctions),
• Fiche de poste,
• Organigramme,
• Règlement intérieur (le cas échéant),
• Protocole du temps de travail (le cas échéant),
• Tous autres documents utiles.