Le Centre de gestion, dans le cadre des missions de son service archives, propose de pérenniser le système d'archivage déjà mis en place, par le biais d'un suivi annuel du travail effectué par le référent-archives.

Ceci exposé, il est proposé d'adopter le contenu de la convention ci-dessous.

Entre, d'une part,

La collectivité représentée par son Maire ou Président, agissant es qualité en vertu de la délibération n°…………… en date du …………….., ci-après désignée "la collectivité adhérente",

Et, d'autre part,

Le Centre de gestion de la fonction publique territoriale de la Vienne représenté par son président, Monsieur Édouard RENAUD, en vertu de la délibération n°2020/028 du Conseil d'administration en date du 10 novembre 2020, ci-après désigné "Centre de gestion".

Article 1 – Objet et durée de la convention

La présente convention a pour objet de définir les modalités du suivi du référent-archives proposé par le service Archivistes itinérants du Centre de gestion pour pérenniser le système d'archivage mis en place dans la collectivité.

Cette convention s'exécute :

pour les référents-archives nommés par la collectivité pour la gestion des locaux d’archives, à savoir : la responsabilité de la bonne tenue des archives et des locaux, la consultation des archives en interne ou par le public extérieur ;

pour les référents-archives nommés par la collectivité pour le traitement de l'arriéré d'archives, à savoir : le tri, le classement et l'inventaire des archives présentes dans les locaux d'archives.

La présente convention est conclue pour une période de trois ans à compter de la date de sa signature.

Article 2 – Missions du service Archivistes itinérants

Le service Archivistes itinérants du Centre de gestion s'engage à assurer, pour la collectivité, les missions suivantes :

Entretien avec le référent-archives sur le travail effectué, les difficultés rencontrées et l’observation des procédures par les autres agents,

Visite des locaux d’archives et vérification de leur bonne tenue,

Calcul en mètres linéaires (ml) des archives classées et de celles restant à traiter (opération réservée aux référents-archives chargés du traitement de l’arriéré),

Rédaction d’une fiche de suivi (hors collectivité).

Le suivi du référent-archives s'exécute sous les conditions suivantes :

Adhésion préalable de la collectivité au service Archivistes itinérants du Centre de gestion,

Intervention préalable de l'archiviste pour la sensibilisation du personnel et la formation du référent-archives.

Le suivi aura lieu une journée par an, divisée en deux demi-journée : une au premier semestre, l’autre au second semestre.

Une journée d'information des référents-archives a lieu chaque année comprenant la veille juridique, la révision des connaissances et des ateliers de groupe.

Article 3 – Tarification et facturation

La mission du service Archivistes itinérants sera facturée à la collectivité adhérente 300 euros par journée d'intervention et par archiviste (délibération du conseil d’administration du Centre de gestion n°2022-043 du 9 décembre 2022).

Ce montant pourra être modifié par délibération du conseil d'administration du Centre de gestion et notifié aux collectivités adhérentes dans les conditions fixées à l’article 6.

La facturation à la collectivité adhérente fera l'objet par le Centre de gestion de l'émission d'un titre de recette dont le montant correspondra au nombre de jours d'intervention multiplié par le tarif journalier arrêté par délibération du conseil d’administration du Centre de gestion.

Dans tous les cas, la collectivité adhérente n'est financièrement engagée envers le Centre de gestion que vis-à-vis du montant relatif au nombre de journées d'intervention réellement effectuées.

La journée des référents-archives est facturée 60€ par participants à l'exclusion des frais de repas (délibération du Conseil d'administration du Centre de gestion n°2013/26 du 14 juin 2013).

Article 4 – Responsabilité du Centre de gestion

Le Centre de gestion ne pourra être tenu responsable de la non-observation des procédures par le référent-archives, dès lors que ce dernier aura suivi la formation adéquate dispensée par le service Archivistes itinérants du Centre de gestion.

Article 5 – Modification – Résiliation

Durant la période de validité de la présente convention, toute modification éventuelle du tarif journalier applicable fera l'objet d'une notification du Centre de gestion à la collectivité adhérente avant le 31 décembre de l'année en cours et l'informant du nouveau montant applicable à partir du 1er janvier de l'année suivante.

En cas de désaccord sur le nouveau tarif proposé, la collectivité pourra procéder unilatéralement à la résiliation de la présente convention dans un délai d'un mois à compter de la notification de la modification du tarif, par lettre recommandée avec accusé de réception.

La non-résiliation dans le délai précité entraînera de plein droit l'application des nouveaux tarifs.

En dehors du cas précisé à l'alinéa précédent, la collectivité adhérente pourra résilier la présente convention au 31 décembre de chaque année, par lettre recommandée avec accusé de réception, sous réserve du respect d’un délai de préavis de 3 mois.

Jusqu'à la date de résiliation effective, les interventions programmées initialement resteront mises en œuvre.

La présente convention annule et remplace les conventions de suivi signées précédemment.

Article 6 – Litiges

En cas de difficultés, quant à l'application de la présente convention, le Centre de gestion et la collectivité s'engagent à rechercher une solution amiable.

A défaut, tous les litiges pouvant résulter de l’application de la présente convention relèveront de la compétence du tribunal administratif de Poitiers.

Le Maire ou Président,	Fait en deux exemplaires,

A Chasseneuil du Poitou, le / /20

Le Président du Centre de gestion,

Édouard RENAUD

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Convention de suivi

N° CS/20…/….

Suivi annuel du correspondant-archives

Contact

Flavien RIBOUR

Responsable du service archivistes itinérants

Catherine BARRITEAU

Secrétaire du service et archiviste itinérante

Dominique DARRES

Archiviste itinérant

Tél. : 05 49 49 12 09

archiviste@cdg86.fr

www.cdg86.fr

Service Archivistes Itinérants

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