Le Centre de gestion, dans le cadre des missions de son service Archivistes itinérants, propose de pérenniser le système d'archivage déjà mis en place, par le biais d'une maintenance annuelle de l'archivage.

Ceci exposé, il est proposé d'adopter le contenu de la convention ci-dessous.

Entre, d'une part,

La collectivité représentée par son/sa Maire,son/sa Président/e, agissant es qualité en vertu de la délibération n°…………… en date du …………….., ci-après désignée "la collectivité adhérente",

Et, d'autre part,

Le Centre de gestion de la fonction publique territoriale de la Vienne représenté par son président, Monsieur Édouard RENAUD, en vertu d'une délibération du Conseil d'administration n°2020/028 du 10 novembre 2020, ci-après désigné "Centre de gestion".

Article 1 – Objet et durée de la convention

La présente convention a pour objet de définir les modalités de la maintenance annuelle de l'archivage proposée par le service Archivistes itinérants du Centre de gestion pour pérenniser le système d'archivage mis en place dans la collectivité.

Cette convention s'exécute pour les dossiers clos les années précédant les journées de maintenance et ne concerne qu'une année d'archives par an.

La présente convention est conclue pour une période de trois ans à compter de la date de sa signature.

Article 2 – Missions du service Archivistes itinérants et modalités d'intervention

Le service Archivistes itinérants du Centre de gestion s'engage à assurer, pour la collectivité, les missions suivantes :

Rédaction du bordereau d'élimination pour les archives éliminables de l'année,

Mise en boîtes, cotation suivant le système réglementaire mis en place (classement continu) et mise à jour de l'inventaire des archives,

Rédaction d'une fiche de maintenance (hors collectivité)

La maintenance s'exécute sous les conditions suivantes :

Adhésion préalable de la collectivité au service Archivistes itinérants du Centre de gestion,

Intervention préalable du service Archivistes itinérants pour le traitement total de l'arriéré d'archives et la sensibilisation du personnel,

Préparation préalable des dossiers par le personnel de la collectivité (séparation des archives éliminables du reste, identification des dossiers).

Les deux derniers points suivent les recommandations données par l'archiviste du Centre de gestion lors de la sensibilisation du personnel. Faute de quoi, le service Archivistes itinérants peut estimer nécessaire de diagnostiquer une nouvelle intervention, autre que la maintenance, et établir une proposition financière en ce sens.

Les archivistes du Centre de gestion traitent 1 ml par jour. La mission de maintenance annuelle est de deux jours par an maximum.

Le nombre de mètres linéaires sera donné à l'archiviste avant le 31 décembre de l'année précédente par courriel ou téléphone par la collectivité signataire de la présente convention.

Article 3 – Tarification et facturation

La mission du service Archivistes itinérants sera facturée à la collectivité adhérente 300 euros par journée d'intervention et par archiviste (délibération du conseil d’administration du Centre de gestion n°2022-043 du 9 décembre 2022).

Ce montant pourra être modifié par délibération du conseil d'administration du Centre de gestion et notifié aux collectivités adhérentes dans les conditions fixées à l’article 6.

La facturation à la collectivité adhérente fera l'objet par le Centre de gestion de l'émission d'un titre de recette dont le montant correspondra au nombre de jours d'intervention multiplié par le tarif journalier arrêté par délibération du conseil d’administration du Centre de gestion.

Dans tous les cas, la collectivité adhérente n'est financièrement engagée envers le Centre de gestion que vis-à-vis du montant relatif au nombre de journées d'intervention réellement effectuées.

Article 4 – Conditions de travail des archivistes

La collectivité adhérente s'engage à fournir aux archivistes du Centre de gestion des locaux répondant aux normes d'hygiène et de sécurité du travail applicables.

Elle mettra à leur disposition le mobilier et le matériel nécessaires à leur travail (table de taille suffisante pour le travail de tri, chaises de bureau, boîtes d’archives solides, chemises cartonnées et sous-chemises).

Dans le cas où ces conditions ne seraient pas réunies, l'intervention pourra être reportée ou annulée.

Article 5 – Responsabilité du Centre de gestion

Le Centre de gestion ne pourra être tenu responsable de la non-observation des procédures par le correspondant-archives, dès lors que ce dernier aura suivi la formation adéquate dispensée par le service Archivistes itinérants du Centre de gestion.

Article 6 – Modification – Résiliation

Durant la période de validité de la présente convention, toute modification éventuelle du tarif journalier applicable fera l'objet d'une notification du Centre de gestion à la collectivité adhérente avant le 31 décembre de l'année en cours et l'informant du nouveau montant applicable à partir du 1er janvier de l'année suivante.

En cas de désaccord sur le nouveau tarif proposé, la collectivité pourra procéder unilatéralement à la résiliation de la présente convention dans un délai d'un mois à compter de la notification de la modification du tarif, par lettre recommandée avec accusé de réception.

La non-résiliation dans le délai précité entraînera de plein droit l'application des nouveaux tarifs.

En dehors du cas précisé à l'alinéa précédent, la collectivité adhérente pourra résilier la présente convention au 31 décembre de chaque année, par lettre recommandée avec accusé de réception, sous réserve du respect d’un délai de préavis de 3 mois.

Jusqu'à la date de résiliation effective, les interventions programmées initialement resteront mises en œuvre.

La présente convention annule et remplace les conventions de maintenance signées précédemment.

Article 7 – Litiges

En cas de difficultés, quant à l'application de la présente convention, le Centre de gestion et la collectivité s'engagent à rechercher une solution amiable.

A défaut, tous les litiges pouvant résulter de l’application de la présente convention relèveront de la compétence du tribunal administratif de Poitiers.

Le/la Maire, le/la Président/e	Fait en deux exemplaires,

A Chasseneuil du Poitou, le / /20

Le Président du Centre de gestion,

Édouard RENAUD

3 / 3

Convention de maintenance

N° CM/202….

Maintenance annuelle de l'archivage

Contact

Flavien RIBOUR

Responsable du service archivistes itinérants

Catherine BARRITEAU

Secrétaire du service et archiviste itinérante

Dominique DARRES

Archiviste itinérant

Tél. : 05 49 49 12 09

archiviste@cdg86.fr

www.cdg86.fr

Service Archivistes Itinérants

archive2-Pierette Bacle

2023-01-09

archive1-Flavien Ribour

Vienne Services