L'article 25 de la loi du 26 janvier 1984 modifiée permet aux centres de gestion d'assurer des services communs à plusieurs collectivités. Dans ce cadre, le Centre de gestion de la fonction publique territoriale de la Vienne a créé, par délibération du 23 septembre 2005, un service Archivistes itinérants, ouvert aux collectivités territoriales qui pourront y adhérer individuellement et facultativement.

Ceci exposé, il est proposé d'adopter le contenu de la convention ci-dessous.

Entre, d'une part,

La collectivité représentée par son Maire, son Président, agissant en vertu de la délibération n°………… en date du ……, ci-après désignée "la collectivité adhérente",

Et, d'autre part,

Le Centre de gestion de la fonction publique territoriale de la Vienne représenté par son président, Monsieur Édouard RENAUD, en vertu de la délibération du Conseil d'administration n°2020/028 du 10 novembre 2020, ci-après désigné "Centre de gestion".

Article 1 – Objet et durée de la convention

La présente convention a pour objet :

L'adhésion de la collectivité au service Archivistes itinérants du Centre de gestion,

La définition des modalités d'intervention de ce service.

La présente convention est établie pour une durée indéterminée.

Article 2 – Modalités d'adhésion

La présente convention d’adhésion au service Archivistes itinérants du Centre de gestion sera envoyée à la collectivité dès la première prise de contact.

La collectivité devra délibérer et adhérer au service Archivistes itinérants, et avoir retourné les deux exemplaires de cette convention, accompagnés de la délibération autorisant le maire à la signer, ainsi que tous les documents afférents avant tout déplacement du service Archivistes itinérants et dans un délai maximal de deux mois à compter de la réception de la présente convention.

Article 3 – Contrôle scientifique et technique des Archives départementales

Le service Archivistes itinérants du Centre de gestion est soumis au même titre que les

autres collectivités au contrôle scientifique et technique de l'État sur les archives publiques (décret n°79-1037 du 3 décembre 1979).

A ce titre, les Archives départementales sont informées de chaque demande d'intervention des communes et de leurs groupements.

Le document d'état des lieux établi par les archivistes du Centre de gestion est donc transmis en premier lieu aux Archives départementales pour avis. Dans l'éventualité où un problème justifiant une inspection des Archives départementales apparaîtrait, celle-ci a lieu préalablement à toute intervention du service Archivistes itinérants du Centre de gestion.

L'inspection des Archives départementales donne lieu à rédaction d'un rapport communiqué à l'autorité territoriale concernée ainsi qu'au service Archivistes itinérants du Centre de gestion.

Dans le cadre des interventions du service Archivistes itinérants, tous les documents rédigés par les archivistes du Centre de gestion doivent être conformes aux recommandations des Archives départementales. A ce titre, ces documents leur sont transmis pour validation. Leur diffusion et la mise en œuvre des solutions préconisées ne peut avoir lieu qu'une fois cette validation obtenue.

Article 4 – État des lieux

Préalablement à toute intervention, les archivistes du Centre de gestion effectuent une visite sur site pour estimer, de façon prévisionnelle, la nature des missions à réaliser, le métrage à traiter ainsi que les mesures d’organisation à prévoir.

L'organisation de cette visite préalable est programmée en concertation avec la collectivité concernée.

Cette visite sur site donne lieu à la rédaction d'un document d'analyse de l'existant, de préconisations d'amélioration et de propositions d'interventions, précisant les durées prévisionnelles des missions, et à la rédaction de propositions financières.

Après avis des Archives départementales, le document d'état des lieux et les propositions financières sont transmis à la collectivité.

La mission d'état des lieux, avec rédaction du document d'analyse, ainsi que l'établissement des propositions financières ne donnent pas lieu à facturation.

Article 5 – Catalogue des missions du service Archivistes itinérants

Le service Archivistes itinérants propose, en fonction des besoins des collectivités et des autres interventions déjà planifiées :

L'élimination des boîtes d'archives ne nécessitant pas de tri ou "éliminations sans tri",

Le tri rapide des boîtes contenant plus d'archives à éliminer qu'à conserver ou "éliminations à tri rapide",

La rédaction des bordereaux d'élimination pour visa des Archives départementales,

Le repérage et l'inventaire des archives éliminables dans les années à venir ou "éliminables à terme",

L'inventaire sommaire et provisoire des archives présentes dans les locaux d'archives, uniquement selon l'identification présente sur les boîtes, ou "état sommaire"

Le tri et le classement de domaines contenant beaucoup d'éliminations (les élections par exemple),

Le tri et le classement des archives antérieures à 1950 ou "archives anciennes",

L'inventaire détaillé au dossier du contenu des boîtes d'archives,

La fourniture d'outils de gestion des archives standards (tableau de gestion et procédure d'archivage),

L'élaboration d'un tableau de gestion spécifique pour les établissements publics,

La sensibilisation du personnel de la collectivité,

La formation à l'archivage annuel d'un référent-archives,

La formation à l'autonomie pour le traitement de l'arriéré d'archives d'un référent-archives,

L'aide à la mise en œuvre de la procédure d'archivage après sensibilisation du personnel,

La rédaction de bordereaux de transfert des archives entre collectivités ou pour leur dépôt aux Archives départementales,

La rédaction du procès-verbal de récolement réglementaire à chaque élection de l'autorité territoriale,

Le conseil à l'aménagement des locaux d'archives,

Le conseil à la restauration des archives en mauvais état de conservation,

L'aide à la communication des archives au public,

L'aide à l'organisation des archives courantes présentes dans les bureaux,

L'aide à l'organisation de déménagement d'archives.

Audit des archives numériques (documents bureautiques)

Elaboration et reprise d’arborescence avec rédaction de fiches de transfert

Eliminations de doublons

Formation des agents aux bonnes pratiques d’archivage électronique

Versement de documents dans le Système d’Archivage Électronique du Département.

Conseil et accompagnement dans les projets d’archivage numérique

Le tri et le classement des domaines d'activité, postérieurs à 1950, ne contenant pas ou peu d'archives à éliminer sont exceptionnels et correspondent à une situation particulière, telle que des dossiers en vrac en grand nombre ou des dossiers en doublons en grand nombre. Cette opération sera proposée, si nécessaire, après expertise des archivistes du Centre de gestion lors de la dernière intervention programmée.

Le détail des missions proposées figure dans le document d'état des lieux rédigé par les archivistes du Centre de gestion.

Article 6 – Programmation des interventions

Afin de faciliter l'organisation du service Archivistes itinérants et permettre une intervention dans les meilleurs délais, il est demandé à la collectivité de bien vouloir se prononcer sur la proposition financière dans un délai raisonnable.

Une fois la proposition financière acceptée par la collectivité, la programmation de l'intervention se fait en concertation avec les archivistes du Centre de gestion. Cette programmation prend en compte :

les besoins de la collectivité et l’urgence éventuelle de l’intervention,

les interventions déjà programmées auprès du service d'archivistes itinérants du Centre de gestion,

les possibilités matérielles d’accueil de la collectivité,

l'état de conservation des archives ; en cas de présence avérée de moisissures, l'intervention serait conditionnée par la désinfection des archives par une entreprise spécialisée.

Il sera possible, en fonction des contraintes budgétaires de la collectivité adhérente et/ou au regard de l’ampleur des travaux prévus, d’étaler sur plusieurs années les différentes phases de travail. La détermination finale de ces phases reste à la discrétion des archivistes du Centre de gestion, en concertation étroite avec la collectivité.

Dans le cas où le service Archivistes itinérants ne pourrait pas programmer l'intervention pour des raisons d'effectifs ou de planning, la collectivité serait placée sur liste d'attente.

La programmation des interventions est transmise aux Archives départementales pour information.

Article 7 – Fin de mission et d'intervention

Pour chaque fin de mission intermédiaire, lorsque l'intervention est étalée sur plusieurs années, une fiche d'intervention est remplie, faisant état des opérations effectuées.

Lorsque l'intervention est entièrement terminée, un jour de la dernière mission est consacré à la rédaction d'un rapport d'intervention reprenant l'ensemble des opérations effectuées.

Ces documents sont envoyés à la collectivité après avis des Archives départementales.

Article 8 – Suites de l'intervention

En complément du document d'état des lieux initialement établi, de nouvelles interventions de la part des archivistes du Centre de gestion peuvent être nécessaires. Ceci peut résulter de travaux complémentaires non-identifiables lors de l'état des lieux initial ou émaner de circonstances particulières, prévues (déménagement/réaménagement de la collectivité) ou non (sinistres). Ces interventions seront programmées dans les conditions précisées à l’article 6.

Une fois l'intervention finalisée, il sera proposé à la collectivité adhérente d'opter entre :

un dispositif de maintenance annuelle de son archivage,

le suivi annuel de son référent-archives.

Article 9 – Tarification et facturation

La mission du service Archivistes itinérants sera facturée à la collectivité adhérente 300 euros par journée d'intervention et par archiviste (délibération du conseil d’administration du Centre de gestion n°2022-043 du 9 décembre 2022) Certaines opérations nécessitent l'intervention de deux archivistes simultanément, le nombre de jours d'intervention est alors doublé.

Ce montant pourra être modifié par délibération du conseil d'administration du Centre de gestion et notifié aux collectivités adhérentes dans les conditions fixées à l’article 11.

La facturation à la collectivité adhérente fera l'objet par le Centre de gestion de l'émission d'un titre de recette dont le montant correspondra au nombre de jours d'intervention multiplié par le tarif journalier arrêté par délibération du conseil d’administration du Centre de gestion.

Dans tous les cas, la collectivité adhérente n'est financièrement engagée envers le Centre de gestion que vis-à-vis du montant relatif au nombre de journées d'intervention réellement effectuées.

Article 10 – Conditions de travail des archivistes

La collectivité adhérente s'engage à fournir aux archivistes du Centre de gestion des locaux répondant aux normes d'hygiène et de sécurité du travail applicables.

Elle mettra à leur disposition le mobilier et le matériel nécessaires à leur travail (table de taille suffisante pour le travail de tri, chaises de bureau, boîtes d’archives solides, chemises cartonnées et sous-chemises).

Si ces conditions ne sont pas réunies, l'intervention pourra être reportée ou annulée.

Article 11 – Responsabilité du Centre de gestion

Le Centre de gestion ne pourra être tenu responsable de la non-observation par la collectivité adhérente de la procédure d'élimination indiquée par les archivistes du Centre de gestion.

D'une façon générale, la responsabilité du Centre de gestion ne pourra être engagée quant aux éventuels fautes, dommages et préjudices commis par les agents de la collectivité adhérente dans le cadre du traitement des archives.

Article 12 – Modification – Résiliation

Durant la période de validité de la présente convention, toute modification éventuelle du tarif journalier applicable fera l'objet d'une notification du Centre de gestion à la collectivité adhérente avant le 31 décembre de l'année en cours et l'informant du nouveau montant applicable à partir du 1er janvier de l'année suivante.

En cas de désaccord sur le nouveau tarif proposé, la collectivité pourra procéder unilatéralement à la résiliation de la présente convention dans un délai d'un mois à compter de la notification de la modification du tarif, par lettre recommandée avec accusé de réception.

La non-résiliation dans le délai précité entraînera de plein droit l'application des nouveaux tarifs.

En dehors du cas précisé à l'alinéa précédent, la collectivité adhérente pourra résilier la présente convention au 31 décembre de chaque année, par lettre recommandée avec accusé de réception, sous réserve du respect d’un délai de préavis de 3 mois.

Jusqu'à la date de résiliation effective, les interventions programmées initialement resteront mises en œuvre.

La résiliation de la présente convention entraîne de plein droit la résiliation des éventuelles conventions spécifiques précitées.

La présente convention annule et remplace les conventions d'adhésion signées précédemment, ainsi que les conventions spécifiques qui leur seraient rattachées.

Article 13 – Litiges

En cas de difficultés, quant à l'application de la présente convention, le Centre de gestion et la collectivité s'engagent à rechercher une solution amiable.

A défaut, tous les litiges pouvant résulter de l’application de la présente convention relèveront de la compétence du tribunal administratif de Poitiers.

Le Maire, Le Président,	Fait en deux exemplaires

A Chasseneuil du Poitou, le / /20

Le Président du Centre de gestion,

Édouard RENAUD

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Intervention archives

Convention d'adhésion

N° 202./.

Contact

Flavien RIBOUR

Responsable du service archivistes itinérants

Catherine BARRITEAU

Secrétaire du service et archiviste itinérante

Dominique DARRES

Archiviste itinérant

Tél. : 05 49 49 12 09

archiviste@cdg86.fr

www.cdg86.fr

Service Archivistes Itinérants

archive1-Flavien Ribour

2023-01-20

Vienne Services